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Verordnung über Aufbewahrung und Kassation
von kirchlichen Unterlagen
(Aufbewahrungs- und Kassationsordnung – AKO)

Vom 20. Februar 2003

(KABl. 2003 S. 85)

Änderungen

Lfd.
Nr.
Änderndes Recht
Datum
Fundstelle
Geänderte
Artikel
Art der
Änderung
1
Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung über Aufbewahrung und Kassation von kirchlichen Unterlagen
29. Oktober 2020
§ 2 Abs. 2 Satz 1
geändert
§ 4 Abs. 2
neu gefasst
§ 4 Abs. 2 - 3
neu nummeriert
Aufgrund des Artikels 159 Abs. 2 der Kirchenordnung der Evangelischen Kirche von Westfalen1# in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 1999, zuletzt geändert durch das 43. Kirchengesetz zur Änderung der Kirchenordnung vom 14. November 2002, in Verbindung mit § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union2# vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) verordnet die Kirchenleitung:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz3#, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz4# verwalten.
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§ 25#
Registratur, Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.
( 2 ) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber noch befristet aufbewahrt werden müssen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.
( 3 ) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz6# aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.
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§ 3
Aufbewahrung

( 1 ) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.
( 2 ) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan oder in den in einzelnen gesetzlichen Bestimmungen festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan7# ist Bestandteil dieser Ordnung, er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan8# nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.
( 3 ) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder eine von ihm beauftragte Person über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.
( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan9# zu vernichten (kassieren).
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§ 410#
Kassation

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan11# kassiert werden.
( 2 ) In einem Kassationsprotokoll ist dem Landeskirchlichen Archiv anzuzeigen, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet werden sollen. Erfolgt innerhalb von vier Wochen kein Widerspruch durch das Landeskirchliche Archiv, gilt die Kassation als genehmigt.
( 3 ) Die Entscheidung über Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.
( 4 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.
( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.
( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes auch dieser Stelle übertragen.
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§ 5
Schutzbestimmungen

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein.
( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.
( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.
( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.
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§ 6
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Verordnung tritt mit der Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.
( 2 ) Gleichzeitig tritt die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Schriftgut kirchlicher Körperschaften (Aufbewahrungs- und Kassationsordnung) vom 19. Dezember 1989 (KABl. 1990 S. 14) außer Kraft.

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1 ↑ Nr. 1
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2 ↑ Nr. 872
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3 ↑ Nr. 872
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4 ↑ Nr. 872
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5 ↑ § 2 Abs. 2 Satz 1 geändert durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung über Aufbewahrung und Kassation von kirchlichen Unterlagen vom 29. Oktober 2020.
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6 ↑ Nr. 872
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7 ↑ Nr. 879
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8 ↑ Nr. 879
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9 ↑ Nr. 879
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10 ↑ § 4 Abs. 2 neu gefasst, Abs. 2 - 3 neu nummeriert durch Erste Verordnung zur Änderung der Verordnung über Aufbewahrung und Kassation von kirchlichen Unterlagen vom 29. Oktober 2020.
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11 ↑ Nr. 879