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Rundschreiben 12/2008 des Landeskirchenamtes an die Kirchenkreise

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Handreichung der Datenschutzbeauftragten der Katholischen Kirche Deutschlands und der evangelischen Landeskirchen vom 11./18.04.20071# zu den Themen:
Veröffentlichungen von Fotos von Kindergartenkindern im Internet;
datenschutzrechtliche Einordnung der Dokumentation der Arbeit mit Kindergartenkindern (u.a. Umsetzung der Bildungsvereinbarung, Kindeswohlgefährdung, Foto- und Videoaufnahmen)
Vom 9. Juni 2008 (Az.: 615.69/04)
1.
Zu der Frage, ob Fotos von Kindergartenkindern im Internet veröffentlich werden dürfen, auf denen Kindergartenkinder zu erkennen sind:
· Geplante Veröffentlichung als Datenübermittlung:
Das Veröffentlichen von Bildern im Internet ist eine Datenübermittlung an einen unbekannten Personenkreis im Sinne des Datenschutzrechts. Der Datenschutz ist hiervon betroffen, wenn
o
die abgebildeten Personen klar erkennbar sind und/oder
o
die Namen der abgebildeten Personen mitgeteilt werden.
· Einwilligung notwendig:
Die kirchliche Datenschutzanordnung und das Datenschutzgesetz der EKD kennen keine Norm (Rechtsgrundlage), die die Bildveröffentlichung im Internet zulassen würde. Es ist daher vor der Einstellung von Fotos auf der Website der Kirchengemeinde oder der Kindertageseinrichtung in jeden Fall die Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Eine mündliche Einwilligung reicht regelmäßig nicht aus. Ausdrücklich empfehlen die Datenschutzbeauftragten wegen der Beweisführung die Schriftlichkeit. Die Einwilligung muss sich konkret auf die Veröffentlichung des Bildmaterials und den „Veröffentlichungsort" (z. B. Homepage) beziehen. Liegt sie nicht vor, ist die Veröffentlichung rechtswidrig. Die Erziehungsberechtigten müssen die Möglichkeit haben, die Bilder vor Abgabe der Einwilligungserklärung zu sehen. Formularmäßig erklärte Einwilligungen, etwa im Aufnahmevertrag, reichen nicht aus.
· Namensnennung:
Wenn beabsichtigt ist, den Namen zu nennen, muss auch dies in der schriftlichen Einwilligung formuliert sein. Ausdrücklich wird empfohlen, wenn Gründe für eine Namensnennung überhaupt vorliegen, bei einer Veröffentlichung nicht die Nachnamen, geschweige denn eine Straße u. ä. anzugeben, sondern - wenn überhaupt - nur den Vornamen zu nennen. Es sind bei musizierenden oder bei vortragenden Kindern Situationen denkbar, wo überlegt wird, den vollständigen Namen zu nennen. Davon sollte auch in solchen Fällen Abstand genommen werden.
· Gefährdungspotential:
Da das Gefährdungspotential für die Kinder nicht unterschätzt werden sollte, ist für jeden konkreten Einzelfall gesondert die schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen, die bei dieser Gelegenheit über die Gefährdungspotentiale aufgeklärt werden.
· Besondere Situationen:
Von einer schriftlichen Einwilligung kann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn das abgebildete Kind (ohne Namensnennung) auf Grund der Entfernung, der Lichtverhältnisse oder der Perspektive undeutlich und nicht identifizierbar ist.
· Elektronische Einwilligung (grundsätzlich):
Zwar besteht nach § 126 Abs. 3 BGB auch die Möglichkeit, die Einwilligung elektronisch abzugeben. Ein E-Mail reicht allerdings in diesem Zusammenhang nicht aus. Meistens fehlt es auch an den technischen Voraussetzungen, die Authentizität beweissicher festzuhalten.
· Kunsturhebergesetz stellt keine Rechtsgrundlage dar:
§ 23 Abs. 1 Kunsturhebergesetz ist keine ausreichende Rechtsgrundlage für eine solche Veröffentlichung im Internet. Danach dürfen Bilder bzw. Bildnisse in bestimmten Ausnahmefällen auch ohne die nach § 22 Kunsturhebergesetz erforderliche Einwilligung zur Schau gestellt werden. Die Darstellung von Kindergartenkindern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Einrichtung ist mit den Ausnahmetatbeständen des § 23 Abs. 1 Kunsturhebergesetzes regelmäßig nicht vereinbar, denn gerade die Publikation im World Wide Web verletzt die berechtigten Interessen des Betroffenen (vgl. auch. § 23 Abs. 2 Kunsturhebergesetz: "Die Befugnis erstreckt sich jedoch nicht auf eine Verbreitung und Schaustellung, durch die ein berechtigtes Interesse des Abgebildeten oder, falls dieser verstorben ist, seiner Angehörigen verletzt wird"). Hierbei ist zu berücksichtigen, dass
  1. Fotos beliebig auf die eigene Festplatte heruntergeladen werden können,
  2. digitale Bilder mit Bildbearbeitungsprogrammen nachbearbeitet, verändert und in einen völlig anderen Kontext gestellt werden können,
  3. die Veröffentlichung von Kinderbildern dem Jugendschutz zuwider läuft.
Verstöße können nach § 33 Kunsturhebergesetz mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr bestraft werden (Siehe auch auf der Homepage der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen unter dem Link
http://www.lfd.niedersachsen.de/master/C3319871_N3318100_L20_D0_I560.html .
2.
Zur datenschutzrechtlichen Einordnung der Dokumentation der Arbeit mit den Kindergartenkindern:Zu der Frage, ob im Zusammenhang mit der o. g. Dokumentation Fotos und Videoaufnahmen gemacht werden dürfen:
· Dokumentation:
Das pädagogische Personal der Kindertagestätte dokumentiert seine Arbeit mit den Kindern, u. a. wird die Entwicklung des Kindes schriftlich beurteilt. Grundsätzlich muss diese Dokumentation im Verfügungsbereich der Kindertageseinrichtung verbleiben. Nach Ausscheiden des Kindes aus der Kindertageseinrichtung kann die Dokumentation den Erziehungsberechtigten überreicht werden oder noch eine gewisse Zeit in der Kindertageseinrichtung verbleiben, bevor sie in datenschutzrechtlich einwandfreier Form ausgesondert und vernichtet wird.
· Umfang, Fachlichkeit:
Bei Anlegen der Dokumentation ist auf den datenschutzrechtlichen Grundsatz der Datensparsamkeit zu achten. Es ist nur zu dokumentieren, was auf Grund fachlicher Voraussetzungen zur Aufgabenerfüllung notwendig ist.
· Keine Datenübermittlung:
Die Dokumentation darf grundsätzlich nicht an andere kirchliche oder staatliche Stellen übermittelt werden. Eine Übermittlung ist nur dann zulässig, wenn dies eine Rechtsvorschrift erlaubt oder anordnet oder die Erziehungsberechtigten eingewilligt haben (vgl. § 3 Abs. 1 KDO bzw. § 5 Abs. 2 DSG-EKD). Politische Absichtserklärungen, die z. B. eine Zusammenarbeit mit staatlichen Stellen fordern, genügen nicht.
· Kindeswohlgefährdung:2#
§ 8 a SGB VIII erlaubt nur in bestimmten Fallkonstellationen das Jugendamt zu informieren: „In Vereinbarungen mit dem Träger von Einrichtung und Diensten, die Leistungen nach dem SGB VIII erbringen, ist sicherzustellen, dass deren Fachkräfte den Schutzauftrag (gemeint ist der Schutzauftrag bei Kindswohlgefährdung) nach Absatz 1 in entsprechender Weise wahrnehmen und bei der Abschätzung des Gefährdungsrisikos eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzuziehen. Insbesondere ist die Verpflichtung aufzunehmen, dass die Fachkräfte bei den Personensorgeberechtigten oder den Erziehungsberechtigten auf die Inanspruchnahme von Hilfen hinwirken, wenn sie diese für erforderlich halten, und das Jugendamt informieren, falls die angenommenen Hilfen nicht ausreichend erscheinen, um die Gefährdung abzuwenden." (§ 8 Abs. 2 SGB VIII).
Grundsatz bei zulässiger Datenübermittlung:
Gemäß § 64 Abs. 2 a SGB VIII sollen die einer externen Fachkraft übermittelten Daten anonymisiert oder pseudonymisiert übermittelt werden, soweit die Aufgabenerfüllung dies zulässt. Im Übrigen wird auf § 65 SGB VIII verwiesen.
Ausnahmefälle:
In Ausnahmefällen kann sich u. U. auch eine Befugnis zur Datenübermittlung nach den gesetzlichen Regelungen zum „rechtfertigenden Notstand" im Sinne von § 34 StGB ergeben - bei allen daraus resultierenden Risiken für den Handelnden.
· Auskunftsanspruch nach Datenschutzrecht:
Zu berücksichtigen ist Folgendes: Die Erziehungsberechtigten haben einen Auskunftsanspruch (,,Auskunft zu erteilen") in bezug auf die eigenen gespeicherten Daten und - in gesetzlicher Vertretung - in bezug auf die Daten des Kindergartenkindes. Die Formulierung "ist auf Antrag Auskunft zu erteilen" begründet kein Akteneinsichtsrecht. Das Akteneinsichtsrecht ist etwas anderes als ein Auskunftsanspruch. Auskunft ist zu erteilen über
  1. die zur Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen,
  2. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die Daten weiter geben werden und
  3. den Zweck der Speicherung (§ 13 KDO bzw. § 15 DSG-EKD3#).
· Jahresgespräche u. ä.:
Unabhängig davon sind solche Dokumentationen nie "Selbstzweck" allein. Im Zusammenhang mit einer vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen dem pädagogischen Personal der Kindertagestätte und Erziehungsberechtigten zum Wohle des Kindes (Integrationsfähigkeit, Lernfähigkeit, Abbau der Sprachdefizite usw.) sind die Erziehungsberechtigten über die Inhalte der Dokumentation - anlassbezogen oder im Rahmen des Jahresgesprächs - zu informieren. Hinweise der Erziehungsberechtigten bzw. die Formulierung von Hilfsangeboten sind ebenfalls aktenkundig zu machen.
· Akteneinsichtsrecht:
Ein Akteneinsichtsrecht kann ausdrücklich vereinbart werden. Im Straf- und Zivilprozess (auch im Verwaltungsgerichtsprozess) kann sich für einen Beteiligten ein Einsichtsrecht auf beigezogene Akten ergeben. Das Akteneinsichtsrecht im sozialrechtlichen Verwaltungsverfahren (§ 25 SGB X) und evtl. aufgrund eines Informationsfreiheitsgesetzes (soweit erlassen) betrifft kirchliche Träger (auch der Caritas und anderer kirchlicher Einrichtungen) nicht.
3.
Zu der Frage, ob im Zusammenhang mit der o. g. Dokumentation Fotos und Videoaufnahmen gemacht werden dürfen:
· Bildmaterial:
Im Zusammenhang mit der Dokumentation besteht von Seiten des pädagogischen Personals der Kindertagestätte oftmals der Wunsch, Fotos oder Videoaufnahmen anzufertigen und der Dokumentation beizufügen. Fotos, insbesondere auch Videoaufnahmen, sind oft aussagekräftiger als schriftliche Aufzeichnungen, bedürfen aber einer Interpretation.
· Einwilligung und weitere Verfahrenshinweise:
Beim Anfertigen von Fotos und Videoaufnahmen muss zunächst auf den Anlass geschaut werden, weswegen diese gemacht werden sollen. Bei einer ausschließlich privaten Nutzung sind andere Maßstäbe anzuwenden, als wenn diese im Zusammenhang mit einer Dokumentation angefertigt werden. Foto können eine Dokumentation bereichern. Das pädagogische Personals der Kindertagestätte ist daher befugt, geeignete Fotos zu fertigen und der Dokumentation beizufügen. Jedoch sollte in der Einrichtungskonzeption diese Möglichkeit erwähnt und damit den Eltern bekannt gegeben werden. (§ 9 Abs. 1 KDO bzw. § 4 Abs. 1 DSG-EKD4# sowie §§ 62 Abs. 1, 63 Abs. 1, 64 Abs. 1 SGBVIII, § 67 a SGB X).
Die Fotos müssen der Dokumentation zugeordnet sein. Immer muss geprüft werden, ob solche Fotos weitere, möglicherweise sachfremde Informationen enthalten (zufällig fotografierte Spielkameraden). Zu berücksichtigen ist, dass der Einsatz von Fotos und Videofilmen nur begleitend bzw. nur ergänzend ist und daher sparsam eingesetzt wird.
Die Datenschutzkonferenzen kommen zu dem Ergebnis, dass das Anfertigen von Videofilmen im Zusammenhang mit der Dokumentation oder anderen fachlichen Anliegen nur nach ausdrücklicher konkreter Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten zulässig ist und auch nur dann, wenn dies im Einrichtungskonzept vorgesehen ist.
Werden die Videoaufnahmen nicht mehr benötigt, sind sie zu löschen bzw. den Eltern auszuhändigen.
Aufnahmen für externe Zwecke, vor allem Öffentlichkeitsarbeit, erfordern eine Übermittlungsbefugnis, in der Regel eine Einwilligung.
Soweit eine Einwilligung notwendig ist, ist darauf hinzuweisen, dass sich diese grundsätzlich nur auf Bildmaterial mit "positivem Inhalt“ bezieht. Das Veröffentlichen von Aufnahmen mit negativem Inhalt bedarf der gesonderten Einwilligung im Einzelfall.
4.
Zu der Frage, ob sich der Kindergartenträger die Einwilligung zur Übermittlung der Dokumentation an andere Stellen und zur Erstellung von Videoaufnahmen möglicherweise im Zusammenhang mit dem Kindergarten-Aufnahmevertrag geben lassen darf:
Einwilligungen müssen immer so konkret wie möglich den Sachverhalt beschreiben und in diesem Zusammenhang auch die möglichen Empfänger und Anlässe so konkret wie möglich beschreiben. Den Erziehungsberechtigten muss die Möglichkeit eingeräumt werden, "Ja" oder "Nein" sagen bzw. später ihr Votum widerrufen zu können. Pauschale Einwilligungserklärungen sind nicht ausreichend.
Anlage5#
Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung – Vereinbarungen zwischen den freien und den öffentlichen Trägern der Jugendhilfe nach § 8a Abs. 2 SGB VIII6#
§ 8a Abs. 2 SGB VIII verpflichtet die Jugendämter, mit den freien Trägern von Tageseinrichtungen für Kinder, d. h. i. d. R. mit den Kirchengemeinden, eine Vereinbarung zum Kindesschutz zu schließen. Mittlerweile haben die meisten freien Träger eine solche Vereinbarung mit ihrem örtlichen Jugendamt geschlossen bzw. stehen kurz vor deren Abschluss. Die freien Träger verpflichten sich damit im Wege einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu einer konkreten Sicherung des Schutzauftrages. Wird diesen konkreten Vorgaben nicht Genüge getan, stellt sich die Frage nach der Haftung und Verantwortlichkeit. Umso wichtiger ist deswegen gerade für diesen Bereich die eindeutige und klare Formulierung der Anforderungen an den Schutzauftrag der freien Träger, in diesem Fall der Tageseinrichtungen für Kinder.
Nach § 8a Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 SGB VIII soll die Vereinbarung inhaltlich die Verpflichtung der Tageseinrichtung enthalten, bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung im Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte das Gefährdungsrisiko abzuschätzen und – falls das Risiko nicht ausgeräumt werden kann – zur besseren Abschätzung eine insoweit erfahrene Fachkraft (d. h. eine Fachkraft, die besonders geeignet ist Kindeswohlfährdung zu diagnostizieren wie z.B. Psychologinnen und Psychologen, Mitarbeitende von Beratungsstellen, Ärztinnen und Ärzte, Polizistinnen und Polizisten) hinzuzuziehen. Zudem ist die Verpflichtung aufzunehmen, dass die Fachkräfte des freien Trägers bei den Eltern auf die Inanspruchnahme von Hilfen hinwirken, wenn sie diese für erforderlich halten und - falls die angenommenen Hilfen nicht ausreichend erscheinen, um die Gefährdung abzuwenden – das Jugendamt informieren. Bei Gefahr im Verzug und mangelnder Bereitschaft der Eltern zur Mithilfe bei Kindeswohlgefährdung oder gar Gefährdung des Kindes durch die Eltern ist die Verpflichtung zum sofortigen Tätigwerden zu vereinbaren. Vertiefende Informationen zu dem Thema Kindeswohlgefährdung sind auf der Internetseite www.kindesschutz.de zu finden.
Die Vereinbarungen enthalten entsprechend der Vorgabe des § 61 Abs. 3 SGB VIII zudem in der Regel die Verpflichtung des freien Trägers zur Einhaltung des Datenschutzes nach §§ 62 SGB VIII. Darüber hinaus gelten hier die Bestimmungen des Kirchlichen Datenschutzes unmittelbar. § 36 Abs. 1 der Verordnung zur Durchführung des Kirchengesetzes über den Datenschutz der EKD7# verweist auf die entsprechenden Vorschriften des Sozialgesetzbuches, d. h. konkret auf die §§ 62 ff. SGB VIII.
Die §§ 62 ff. SGB VIII regeln im Wesentlichen die Datenerhebung, -nutzung und –weitergabe sowie den besonderen Vertrauensschutz.
Sozialdaten dürfen nach § 62 Abs. 1 SGB VIII grundsätzlich nur dann erhoben werden, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Trägeraufgabe erforderlich ist. Sachlich ist die Verpflichtung damit auf das Aufgabengebiet des Trägers, wie es sich aus dem Betreuungsvertrag i. V. mit der Betriebserlaubnis gemäß § 45 SGB VIII ergibt, beschränkt und darüber hinaus nur auf die Kinder, die in einem Betreuungsverhältnis zum Träger stehen. Datenerhebung liegt bei gezielt betriebener Gewinnung personenbezogener Daten durch Befragung oder zweckgerichtete Beobachtung vor, nicht jedoch bei zufällig Erlangtem oder freiwillig durch den Betroffenen oder Dritte weitergegebene Mitteilungen.
Die Daten sind zudem grundsätzlich beim Betroffenen d. h. dem Kind bzw. den Personensorgeberechtigten zu erheben (§ 62 Abs. 2 SGB VIII). Bei Dritten dürfen gem. § 62 Abs. 3 SGB VIII Daten über das Kind bzw. seine Eltern grundsätzlich nur dann erhoben werden, wenn diese ihre Einwilligung dazu gegeben haben oder aber ihre Erhebung beim Betroffenen nicht möglich, die Kenntnis der Daten aber erforderlich ist für die Erfüllung des Schutzauftrages bei Kindeswohlgefährdung nach § 8a SGB VIII.
Wenn Fachkräfte somit bei ihrer Tätigkeit gewichtige Anhaltspunkte für eine Kindeswohlgefährdung wahrnehmen, sind die dafür notwendigen Daten grundsätzlich zuerst bei den Personensorgeberechtigten bzw. dem Kind zu erheben. Eine darüber hinaus gehende Ermittlung ist nur mit Einwilligung oder aber bei einem konkreten Verdacht auf Kindeswohlgefährdung möglich. Über die Aufgabenbereiche der Einrichtung hinausgehende Datenerhebungen z.B. hinsichtlich der finanziellen Situation der Familie oder aber über Kinder, bei denen evtl. Anhaltspunkte für eine Kindeswohlgefährdung gegeben wären, welche die Einrichtung aber nicht besuchen, sind nicht erlaubt. Zudem haben die freien Träger im Gegensatz zum Jugendamt kein Recht zur Ermittlung von Amts wegen, z. B. durch Hausbesuche oder durch Befragung von Nachbarn.
Bei der Abschätzung des Gefährdungsrisikos und dem dabei erforderlichen Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte bzw. dem Hinzuziehen einer insoweit erfahrenen Fachkraft und der sich daran evtl. anschließenden Information des Jugendamtes sind die Regelungen zur Datenübermittlung und –nutzung gemäß § 64 SGB VIII sowie des besonderen
Vertrauensschutzes in der persönlichen und erzieherischen Hilfe gemäß § 65 SGB VIII zu beachten.
Nach § 64 SGB VIII dürfen Sozialdaten nur zu dem Zweck übermittelt oder genutzt werden, zu dem sie erhoben worden sind. Falls sie somit gemäß § 62 Abs. 2 SGB VIIII zu dem Zweck der Erfüllung des Schutzauftrages nach § 8a SGB VIII erhoben worden sind, dürfen sie grundsätzlich an das Jugendamt weitergeleitet werden, wenn das in der Vereinbarung genannte Verfahren eingehalten worden ist und aufgrund dessen der konkrete Verdacht einer Kindeswohlgefährdung vorliegt. Wichtig ist dabei, dass eine Übermittlung nur dann zulässig ist, wenn dadurch der Erfolg der zu gewährenden Leistung - bei Tagesstätten für Kinder die erfolgreiche Betreuung und Erziehung des betroffenen Kindes - nicht in Frage gestellt wird. Die Weitergabe wird jedoch regelmäßig zulässig sein.
Werden Daten nicht nach außen übermittelt, sondern nur intern verwendet, handelt es sich um Datennutzung. Diese ist zulässig, wenn die Aufgabe es erfordert, die Daten intern auszutauschen, z. B. im Rahmen von Teambesprechungen oder Supervisionen.
Anders ist jedoch die Weitergabe von Informationen an Externe zu bewerten. Hier ist insbesondere an die insoweit erfahrene Fachkraft im Sinne des § 8a Abs. 2 SGB VIII zu denken. Deren Einbeziehung zur Abschätzung des Gefahrdungsrisikos kann dann notwendig werden, wenn die Tageseinrichtung für Kinder selber keine entsprechende Fachkraft beschäftigt. Es muss dann eine externe Kraft hinzugezogen werden, wobei die Daten für die Abschätzung des Gefährdungsrisikos, soweit die Aufgabenerfüllung dies zulässt, zu anonymisieren und zu pseudonymisieren sind (§ 64 Abs. 2a SGB VIII).
Für die Weitergabe von Daten, die einer Fachkraft „unter vier Augen“ anvertraut worden sind, gelten die besonderen Regelungen des § 65 SGB VIII. Diese Daten dürfen nur weitergegeben werden
o
mit der Einwilligung dessen, der die Daten anvertraut hat (§ 65 Abs. 1 Nr. 1 SGB VIII)
o
an die Fachkräfte, die zum Zwecke der Abschätzung des Gefährdungsrisikos nach § 8a SGB VIII hinzugezogen werden (§ 65 Abs. 1 Nr. 4 SGB VIII) oder
o
unter den Voraussetzungen, unter denen eine der in § 203 Abs. 1 oder 3 StGB genannten Personen dazu befugt wäre (§ 65 Abs. 1 Nr. 5 SGB VIII).
Eine solche Befugnis der zuletzt genannten Art liegt dann vor, wenn die Voraussetzungen des § 34 StGB vorliegen, d. h. eine Gefahr u. a. für Leib, Leben oder Freiheit des Kindes vorliegt. Diese Gefahr muss gegenwärtig sein, also andauern oder unmittelbar bevorstehen. Das ist z. B. der Fall, wenn die Mitarbeitenden wahrnehmen, dass ein Kind regelmäßig außerhalb der Tageseinrichtung geschlagen wird. Darüber hinaus muss die Gefahr nicht anders abwendbar sein und es muss geprüft werden, ob die Information an das Jugendamt das mildeste Mittel ist. Weiterhin muss eine Abwägung zwischen den betroffenen Rechtsgütern erfolgen, welche jedoch regelmäßig zum Schutz des Kindes ausfallen wird. Letztlich muss klar sein, dass die Gefahr für das Kind vom Jugendamt abgewendet werden kann.
Die Datenweitergabe nach § 65 SGB VIII unterliegt zudem der Prüfung, ob nach § 64 Abs. 2 SGB VIII nicht der Erfolg der Leistung gefährdet würde.
Als Nachweis, der Kindeswohlgefährdung entsprechend begegnet zu sein und die notwendigen Verfahren eingehalten zu haben, empfiehlt es sich für die Fachkräfte, die Vorgehensweise in jedem einzelnen Fall zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte, die aufgrund der Übernahme der zusätzlichen Verantwortung durch die Vereinbarung nach § 8a SGB VIII bei einem Verdacht auf Kindeswohlgefährdung zu gehen sind, sollten deshalb nachvollziehbar dokumentiert werden. Dabei sollten möglichst umfänglich die Verfahrensschritte, beteiligten Fachkräfte, die zu beurteilende Situation, das Ergebnis der Beurteilung, die Art und Weise der Entscheidungsfindung, weitere Entscheidungen, Definition der Verantwortlichkeit für den nächsten Schritt und Zeitvorgaben für Überprüfungen festgehalten werden.

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1 ↑ Redaktionell überarbeitet (in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Ev. Kirche von Westfalen) durch das Datenschutzdezernat des Landeskirchenamtes (Stand: 05.02.2008).
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2 ↑ Redaktioneller Hinweis des Arbeitskreises Datenschutz (Gremium u.a. besetzt mit Vertreterinnen und Vertretern der Ev. Kirche im Rheinland, der Lippischen Landeskirche, der ev. Kirche von Westfalen und deren Diakonischen Werke, Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter): Die Thematik „Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung - Vereinbarungen zwischen den freien und den öffentlichen Trägern der Jugendhilfe nach § 8a Abs. 2 SGB VIII“ ist Gegenstand einer Handreichung des Diakonischen Werkes der Ev. Kirche von Westfalen, die mit Stand vom 05.02.2008 als Anlage zu dieser Handreichung wieder gegeben wird.
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3 ↑ Nr. 850.
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4 ↑ Nr. 850.
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5 ↑ Siehe auch Anmerkung bei der Fußnote 1 unter „2. Zur datenschutzrechtlichen Einordnung der Dokumentation der Arbeit mit den Kindergartenkindern - Kindeswohlgefährdung“.
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6 ↑ Handreichung des Diakonischen Werkes der Ev. Kirche von Westfalen 2008 mit ergänzenden Informationen für die Praxis (Stand 05.02.2008), die nicht zum Inhalt der Handreichung der Datenschutzbeauftragten der Katholischen Kirche in Deutschland und der evangelischen Landeskirchen vom 11./18.04.2007 gehört.
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7 ↑ Nr. 852.